ワークフロー運用中でも、設定に変更を加えることが可能です。
変更内容や加えるタイミングによって、差し戻しや取り消しが発生する可能性があります。
完了済のワークフローは変更前の承認履歴が残ります。
ワークフローに関連した設定を変更する場合のワークフローの動きは以下の通りです。
入力フォームを編集する
- 進行中のワークフローには反映、差し戻しされません。申請・報告をした時点の入力フォームのまま、ワークフローが進行します。
- 変更した入力フォームは、変更後に新規で行われる申請や報告に反映されます
ワークフローのステップを編集する
はじめに
進行中のワークフローの承認ステップは、「承認済」「承認中」「未承認」の3つに分けられます。
ワークフローの設定を削除する
- ワークフローが差し戻されます
「承認済」のステップを変更する
- ステップを追加する：追加されたステップの承認者に承認依頼は届きません
- ステップを削除する：ワークフローが差し戻されます
- 既存ステップの入れ替え：入れ替えたステップの承認者に承認依頼は届きません（STEP1の承認者をSTEP3に移動しても、STEP3は承認済として処理されます）
「承認中」のステップを変更する
- ステップを削除する：ワークフローが差し戻されます
「未承認」のステップを変更する
- ステップを追加する：「全員の承認が必要」「うち一人の承認が必要」条件のステップを追加した場合、追加された承認者にも承認依頼が届きます。「申請者が選択する」条件のステップを追加した場合は差し戻されます
- ステップを削除する：削除されたステップの承認者に承認依頼は届きません。対象のステップが除外された状態（申請時の状態）でワークフローが進行します
ユーザー情報を変更する
はじめに
ワークフローでは、承認者を「部署」「役職」「ユーザー」から指定することができます。
また承認完了の条件として、指定された承認者のうち「全員」「うち一人」「申請者が選択した承認者」のいずれが必要であるかを設定することができます。
承認者として指定されているユーザーの情報を変更した際のワークフローへの影響について以下に記載します。
「部署」「役職」で指定されている承認者の「部署」「役職」を変更する
「承認済」の場合
- 基本的には進行中のワークフローに影響はありません。承認履歴も削除されません
- 「申請者が選択した承認者」の「部署」「役職」を変更した場合：変更時には差し戻されませんが、次のユーザーが「承認」をすると差し戻されます
「承認中」の場合
- 部署・役職にユーザーを追加する：追加されたユーザーに承認依頼は届きません
- 部署・役職からユーザーを除外する：除外されたユーザーへの承認依頼はキャンセルされず、対象のユーザーは申請を承認・差し戻しすることができます
- 「申請者が選択した承認者」の場合：変更時には差し戻されませんが、変更されたユーザーが「承認」をすると差し戻されます
「未承認」の場合
- 部署・役職にユーザーを追加する：追加されたユーザーにも承認依頼が届きます
- 部署・役職から一部のユーザーを除外する：除外されたユーザーに承認依頼は届きません。対象ユーザーが除外された状態でワークフローが進行します
- 部署・役職から全てのユーザーを除外する：スキップの許可をOFFにしている場合は進行中ワークフローの該当ステップに「該当の承認者がいません」と表示され、他のステップでの承認ができなくなります（差し戻しは可能です）。管理画面より申請ステータスを変更していただくか、該当の部署・役職にユーザーを設定するとワークフローが進行します。「申請者が選択した承認者」の場合も同様です。
- 「申請者が選択した承認者」の場合：変更時には差し戻されませんが、承認中のステップで「承認」をすると差し戻されます
ユーザー指定されている承認者の「部署」「役職」を変更する
- 進行中のワークフローに影響はありません。承認履歴も削除されません
承認者のアカウントを停止・退会にする
「承認済」の場合
- 進行中のワークフローに影響はありません。承認履歴も削除されません
「承認中」の場合
- アカウントを停止する：進行中のワークフローは差し戻しされませんが、停止した方の承認が得られなくなるため、必要に応じて管理画面より申請状況のステータスを変更してください
- 「うち一人」が承認するステップのアカウントを退会にする：進行中のワークフローは差し戻しされませんが、退会した方の承認が得られなくなるため、必要に応じて管理画面より申請状況のステータスを変更してください
- 「全員」「申請者が選択した承認者」「ユーザー指定された承認者」が承認するステップのアカウントを退会にする：ワークフローが差し戻されます
「未承認」の場合
- 「全員」「うち一人」が承認するステップのアカウントを停止・退会にする：進行中のワークフローは差し戻しされませんが、停止・退会した方の承認が得られなくなるため、必要に応じて管理画面より申請状況のステータスを変更してください
- 「申請者が選択した承認者」「ユーザー指定された承認者」が承認するステップのアカウントを停止・退会にする：進行中ワークフローの該当ステップに「該当の承認者がいません」と表示され、他のステップでの承認ができなくなります。管理画面より申請ステータスを変更していただくか、該当ステップを削除するとワークフローが進行します
申請者のアカウントを停止・退会にする
- 進行中のワークフローが差し戻されます（ユーザー情報変更時には差し戻されませんが、停止・退会後に承認中のステップで「承認」をすると差し戻されます）
利用条件を変更する
- 制度の利用条件から除外されたユーザーのワークフローが差し戻されます（条件変更時には差し戻されませんが、承認中のステップで「承認」をすると差し戻されます）
- 申請中のユーザーの部署・役職を変更して、制度の利用条件から除外された場合も同様です
差し戻し有無のまとめ
上記記載内容を、差し戻しが発生するかどうかの観点からまとめました。設定時の参考にしてください。
差し戻される
- ワークフローの設定を削除する
- 承認済・承認中のステップを削除する
- 「申請者が選択する」ステップを追加する
- 申請者が「部署・役職から承認者を選択」しているユーザーの部署・役職を変更する
- 「全員」「申請者が選択した承認者」「ユーザー指定された承認者」が承認中のステップのアカウントを退会させる
- 承認中に制度の利用条件から除外される
- 承認中に申請者のアカウントを停止・退会にする
差し戻されない
- 入力フォームを変更する
- 未承認のステップを削除する
- 「全員の承認が必要」「うち一人の承認が必要」なステップを追加する
- 承認済のステップを未承認のステップの位置に移動する
- 「全員の承認が必要」「うち一人の承認が必要」な条件に設定されたユーザーの部署・役職を変更する
- 承認済のステップのアカウントを停止・退会にする
- 「うち一人」が承認中のステップのアカウントを退会にする
- 「全員」「うち一人」の未承認のステップのアカウントを停止・退会にする
差し戻されないが注意が必要
- 承認中のステップのアカウントを停止する
- 「申請者が選択した承認者」「ユーザー指定された承認者」の未承認のステップのアカウントを停止・退会にする