TUNAGの制度投稿を活用することで、経営層からの発信を効果的に浸透させたり、従業員同士の信頼関係を強化していくことができます。こちらのヘルプをご覧いただいて、従業員の皆様がTUNAGで投稿を行うために必要な制度を作成しましょう。
制度を作る前に行いたいこと
①TUNAGの制度で実施したい取り組みをリストアップする
TUNAG上で行いたい取り組みとその目的をリストアップします。施策の実施場面や実施者をある程度想定し、具体的な制度利用のイメージを考えていきましょう。TUNAGの設計・運用に関わる方たち同士でお互いに意見を出し合いながら、より具体的な計画を進めていくことが大切です。
②制度とチャットの違いを理解する
重要度が高く文章量が多い情報は「制度」、緊急度が高く即時的な情報は「チャット」を通じて発信することを推奨しています。適切な手段を選ぶことで、効果的なコミュニケーションを実現することができます。
③リストアップした取り組みをTUNAGの制度で実施すべきかを考える
リストアップした取り組みについて、TUNAG上で実施すべきか、TUNAGの制度投稿で行うべきか、チャットで行うべきかを判断しましょう。情報の性質や重要度、緊急度を考慮することが重要です。
④適切な制度のカテゴリー分けを行う
目的ごとや制度の利用場面ごと、制度の利用者ごとなど、ユーザーが利用しやすい適切なカテゴリーに制度を分けることが重要です。これにより、ユーザーが必要な情報や制度に素早くアクセスすることができます。
⑤（状況に応じて）部署・役職を設定する
ワークフローや利用・公開制限を設定する場合、TUNAG上で事前に部署や役職を設定しておく必要があります。
必要に応じて、以下のヘルプページを参考に設定をお願いします。
▷スタートガイド③ 〜部署・役職を設定する〜
▷スタートガイド⑤ 〜ユーザーを登録する〜
制度投稿を最大限活用するためのひと工夫
▽ユーザーが重要な発信をキャッチできるような通知設定
全ての制度投稿の通知をオンにすると、本当に重要な発信を見逃す可能性が高まります。
ユーザーに特に目を通してもらいたい投稿だけ通知をオンにするなど、重要な制度の投稿を確実に閲覧していただくために適切な通知の設定を行いましょう。
▽誰もが投稿しやすい制度を作成する
制度について何も知らない方でも、何を入力すべきか、どのように入力すべきか、どのくらいの文章量が適切なのかが一目で分かるような制度を作成しましょう。
初めて制度に触れる方でも迷わずに投稿できる環境を整えることが重要です。
制度を構成する4つの基本要素
制度は基本的に4つの要素で構成されています。
以下の4つの項目を設定していただくことで、制度投稿を利用いただけます。
制度項目を適切に設定していただくことで、効果的な情報共有やコミュニケーションが可能となります。
実際に制度を作成する方法については、こちらのヘルプをご覧ください。
▷ 制度を新規作成する
①基本情報
制度の概要をユーザーに分かりやすく示すための箇所です。制度のトップ画像や制度内容の説明文を設定していただきます。トップ画像は制度の雰囲気や目的を視覚的に伝えられるものを設定し、制度内容の説明文は、具体的な目的や誰が利用できるかなどを分かりやすく説明しましょう。
②ワークフロー・入力フォーム
目的に応じて、共有・申請・報告の3つの「ワークフロー」フォーマットを選択していただきます。
ワークフローの種類の説明や実際の設定方法については、こちらのヘルプをご覧ください。
▷ ワークフローの種類（共有・申請・報告の違い）
▷ ワークフローの設定方法
ユーザーに投稿していただく具体的な項目や内容は、「入力フォーム」で設定していただきます。
ワークフローの適切な設定と入力フォームの活用により、スムーズな投稿内容を実現しましょう。
③利用条件・公開条件
利用条件: 誰が投稿できるのか設定することができます。
公開条件: 誰が投稿を閲覧できるのか設定することができます。
利用条件と公開条件の設定により、投稿の制御を細かく行うことができます。部署や役職ごとの設定も可能です。
ユーザーの制限や閲覧範囲の設定についてさらに知りたい方は、こちらのヘルプをご覧ください。
▷ 【利用条件】利用できるユーザーや利用回数を制限したい場合
▷ 【公開条件】投稿を閲覧できるユーザーを制限したい場合
④その他オプション
通知や予約投稿の設定を行うことができます。
高度な設定
制度を新規作成した後は、さらにいくつかの「高度な設定」を追加することが可能です。
今回は、制度投稿の利用を定着させるために活用できる機能をご紹介いたします。
これらの機能を上手に活用することで、より効果的な情報共有やコミュニケーションを実現することができます。
▽ミッション機能
期間内に投稿してほしい制度がある場合、タイムラインの上部に制度を表示し、投稿を促すことができます。さらに、必要に応じてプッシュ通知やメールによるリマインダーを送信することも可能です。
まずは、ユーザーの皆様に制度投稿を積極的に利用していただくために、気軽に投稿できるような自己紹介制度や日報制度などをミッションとして設定しましょう。
ミッション機能の設定方法は、こちらのヘルプをご覧ください。
▷ 制度をタスク化して投稿を促すミッション機能
▽利用メッセージを細かく設定する機能
制度を利用する前後に表示されるメッセージを変更できる機能です。
ユーザーのTUNAG利用を定着させるためには、制度の利用メッセージにもこだわりを持つことが重要です。例えば、「ご利用ありがとうございました」というメッセージと「本日もお疲れ様でした、明日も1日頑張りましょう」というメッセージでは、TUNAGを利用するモチベーションが大きく変わります。ユーザーの意欲を高めることができるようなメッセージ設定を行いましょう。
利用メッセージを編集する方法は、こちらのヘルプをご覧ください。
▷ 利用メッセージを変更する