作業の流れ
操作手順
①「制度」→「制度一覧」から、ワークフローを設定した制度を選択する
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制度を新規作成する場合
「制度」→「新規作成」から基本情報を入力して「次へ」をクリックします。
▷制度を新規作成する
制度の新規作成手順は以下のヘルプページをご確認ください
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すでにある制度にワークフローを追加する場合
「制度」→「制度一覧」から設定したい制度の制度詳細に進みます。
「入力フォーム・ワークフローを設定する」から設定画面に進み右下の「設定を削除する」をクリックし、「OK」をクリックします。
※すでにフローを設定している制度で、異なる種類のフローを設定する場合は設定済のフローを削除する必要があります。
▷ワークフロー編集時の注意事項（設定済のワークフローを削除する）
②ワークフローの種類を選択する
作成したい内容に応じて「申請」または「報告」または「申請+報告」を選択してさい。
それぞれの違いについては以下のヘルプをご確認ください。
▷ワークフローの種類
③ワークフロー設定欄の「STEPを追加する」をクリックする
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「申請」「報告」または「申請+報告」のフローを追加すると、自動的に「制度利用者の上長」を承認者とした承認ステップが追加されます。
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上長承認のみのフローを使用する場合は、STEPの追加設定不要でそのままお使いいただけます。
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上長の承認が不要な場合は「削除」ボタンを押してください。
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「制度利用者の上長」について
- 制度利用者が所属する部署の「管理職」が自動的に選択されます。「管理職」に設定されたユーザーが複数所属する部署の場合は、「役職」の画面でより上位に設定されているユーザーが自動的に選択されます。
- 役職画面： 「ユーザー」→「役職」にてご覧いただけます、ドラッグ＆ドロップで表示順の変更が可能です。
④ 承認者を設定する
④-①. STEPに追加したい条件（部署や役職）を選択する
承認者ステップに追加したい条件を選択して「承認者を追加」をクリックしてください。
※複数の条件を選択したい場合は、「承認者を追加」の操作を繰り返し行なってください。
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申請者と同じ部署から設定する
申請者が所属する部署から、指定された役職のユーザーが自動的に選択されます（チェックを入れると役職を選択するメニューが表示されます）
申請者が所属する部署と親部署全てに所属するユーザーが対象となります。
申請者が複数部署に所属している場合、兼任部署は対象外となります。
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部署・役職から設定する
指定した部署・役職を承認者に設定します。どちらかを空欄にすることで、部署のみ、役職のみを設定することもできます。
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ユーザーを設定する
指定したユーザーを承認者に設定します。
④-②. 承認に必要な人数を選択する
以下のいずれかを選択し、「決定」ボタンをクリックしてください。
- 全員の承認が必要：指定された承認者全員の承認が必要です。
- うち一人：指定された承認者のうち1人の承認を得ると、次のSTEPに進みます。
- 申請者が選択できる：申請する際に、申請者が承認者を選択します（複数選択可）。
⑤複数の承認ステップを設定する場合は、上記3、4を繰り返す
⑥ 承認手順の調整を行う
承認ステップの順番は、ドラッグ＆ドロップで変更できます。
あらかじめ「制度利用者の上長」が設定されていますので、不要な場合は「削除」ボタンを押してください。
その他のオプション
▽承認者のスキップ
承認者に設定された承認者が不在の場合、そのSTEPをスキップします。
※あくまでも条件に該当する承認者が不在の場合にのみ適用されます。申請者が自由にスキップできるわけではありません。
※不在の場合でスキップの設定がOFFの場合、申請自体がされませんのでご注意ください。
例：
・ワークフローに「所属部署の課長」を「スキップの許可：ON」で設定
→課長が不在の部署ではワークフローがスキップされ、次のステップへ自動で進みます。
▽ワークフローの閲覧者
承認権限は持たないが、ワークフローの承認状況や、過程で承認者が付与したコメントなどを閲覧できる設定です。
例：
・承認者は課長でもいいが、進捗状況のみ部長が確認したいとき
詳しい設定手順は 以下のヘルプページをご確認ください。
▷承認者以外もワークフローの進捗を見れるようにする
注意事項
すでにワークフローや入力フォームが設定されている場合、異なる種類のワークフローに変更するには現在の設定を削除する必要があります。
例：
・「申請」→「報告」にする、「共有」→「申請＋報告」にする場合
ワークフローの編集/削除には注意点がいくつかございます、詳しくは以下のヘルプページをご確認ください。
▷ワークフロー編集時の注意点（設定変更による差し戻しの有無）