TUNAGの制度を活用することで、社内マニュアルやルールなどの情報を整理・蓄積することができます。
制度ごとに内容を分けて管理できるため、目的別に情報を探しやすく、更新もしやすいのが特長です。
制度を使ったマニュアル管理の利用例
以下のような情報を制度にまとめておくことで、ユーザーが迷わず確認できるようになります。
- 出張・交通費などの申請ルール
- オンボーディングガイド（入社手続き・初日の流れなど）
- 各種ツールや福利厚生の使い方ガイド（Slack、Google Workspace、社内システム など）
- 提出書類の様式や、PDFマニュアルの集約
- 店舗スタッフ向けの動画マニュアル
制度を利用するメリット
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情報をカテゴリで整理できる
制度ごとにマニュアルの内容を分けて管理できるので、目的別に見やすく整理できます。 -
関連投稿を蓄積できる
制度に紐づいた投稿がタイムライン形式で並ぶので、最新情報や関連マニュアルを継続的に追加できます。 -
検索・絞り込みに強い
ユーザーはキーワード検索や制度のカテゴリから、素早く情報を見つけられます。
マニュアル格納に活用できる機能は、以下です。目的や見せたい範囲等に応じて適した方法を選択しましょう。
| 情報をカテゴリーで整理できる | 検索・絞り込み | 公開対象を 制限できる |
添付できる |
リンク |
|
| 制度で共有・蓄積 | ⭕️ | ⭕️ ※1 | ⭕️ | 画像・動画・その他資料（PDF等） |
⭕️ |
| ドキュメント | ⭕️ | ⭕️ ※2 | ❌ | 画像 ※画像以外もリンク挿入であれば可能 |
⭕️ |
| ポータル ※3 |
⭕️ |
❌ |
❌ |
画像 |
⭕️ |
| 外部リンク ※3 |
❌ |
❌ |
⭕️ |
❌ |
⭕️ |
※1 「制度」でマニュアルを蓄積すると、ユーザーが日常的に使用するヘッダー右上の検索機能でかんたんに検索・絞り込みができます。
※2 検索機能を制度やタイムラインと切り離して使いたい場合は、「ドキュメント機能」がオススメです。以下をご参照ください。
▷【ドキュメント機能】ドキュメント機能の活用例
※3 ポータル・外部リンクは、TUNAGの制度やドキュメント、外部ツール上に蓄積されたマニュアルへよりアクセスしやすくすることに適しています。
制度の設定方法
① 制度を新規作成し、説明文にマニュアルの概要や目的を記載する
▷ 【制度作成】制度を新規作成する
▷ 制度詳細画面にファイルを添付したい
▷ 制度詳細画面に備考情報を記載したい- 制度の説明文以外にも、投稿を作成し、その投稿URLを貼り付ける運用も可能です。
② （必要に応じて）制度を特定のユーザーだけに公開する、投稿の公開範囲を設定する
▷ 制度を利用できないユーザーに、制度の存在自体を知らせない
▷ 【公開条件】投稿を閲覧できるユーザーを制限したい- 必要な人に必要なマニュアルを表示させることができます。
制度マニュアルの活用方法
必要な人に必要なマニュアルを表示させる
職種や所属する事業・ブランドに応じてマニュアルを出し分けることが可能です。
制度カテゴリでは、2階層まで階層をつけることができます。
各制度において以下の2つの設定を組み合わせることで、必要な人に必要なマニュアルを表示させることが可能です。
▷ 【利用条件】利用できるユーザーや利用できる回数を制限したい
▷ 制度を利用できないユーザーに、制度の存在自体を知らせない
提出書類の様式や、PDFのマニュアルを集約する
制度にファイル添付をすることで、各種提出書類のテンプレート等を格納することが可能です。
投稿を目的としない場合は、投稿ボタンを削除することも可能です。
▷ 制度詳細画面にファイルを添付したい
▷ 制度の「共有する」ボタンを削除する
動画マニュアルの共有・蓄積
制度や業務の説明を「動画」で行なっている場合は、ドキュメントや投稿内にリンクとして貼り付けることで、誰でもすぐに視聴できます。
- 「マニュアル」の制度を作成し、動画を投稿する → 投稿したURLをマークダウンで貼り付ける
- ドキュメントだけでなく、制度の説明文や、ポータルに貼り付けるのもおすすめです
マークダウンを使うことで、制度の説明文を目次として各種マニュアルへアクセスできるようにすることが可能です。
動画マニュアルの共有・蓄積をTUNAGで一元化する方法
以下のステップでマニュアルを設計することで、新しいマニュアルをタイムリーに共有しながら、必要なときに見返しやすい動画マニュアルを運用できます。
- 動画マニュアルを投稿する
- 投稿のURLを取得する
- 管理画面から、制度の「説明文」に投稿のURLを埋め込む
よく使うマニュアルへのアクセスをもっとスムーズに！
マニュアルが複数の制度に分かれている場合や、特定の資料へのアクセス頻度が高い場合は、
ポータル機能や外部リンクを活用するとさらに便利です。
- ポータル上に「業務マニュアル一覧」などのブロックを作成し、制度ページへのリンクをまとめる
- 外部のストレージ（Google DriveやBoxなど）のリンクを制度説明文に記載する
- 制度トップページへのショートカットをポータルに配置する
▷ 【ポータル】情報を集約したポータルページを作成する
▷ TUNAG内に外部ページへのリンクを貼る【外部リンク機能】